Cette affirmation pose en filigrane plusieurs questions :
Quelles sont les procédures de demande et d’instruction d’une demande de Fonds Européen Structurels d’Investissement (ou FESI) FEDER-FSE pour un projet basé sur le territoire de la Région Guadeloupe ? Quel délai (au moins indicatif) de traitement avant d’obtenir un avis favorable à l’octroi de la subvention ?
Pour répondre à ces questions, il convient d’abord de comprendre les différentes étapes de la procédure et les différentes variables qui peuvent allonger les délais de traitement.
FESI EN GUADELOUPE :
LES GRANDES ÉTAPES DE TRAITEMENT DES DOSSIERS
1. MONTAGE DU PROJET ET DÉPÔT DU DOSSIER
Vous constituez un dossier éligible au(x) Fonds sollicité(s) avec un calendrier de mise en œuvre détaillé, en incluant les différentes pièces nécessaires.
- Vous pouvez alors déposer votre dossier, selon le fonds concerné, auprès de :
- La Cellule Europe Partenariale du Conseil Régional (pour le FEDER Région et FSE Région, FEADER),
- Sur le portail Ma-démarche-FSE (pour les dossiers FSE Etat/Saint-Martin)
- Auprès du Service Fonds Européens Politiques Contractuelles (SFEPC) de la Préfecture de Saint-Barthélemy et de Saint-Martin (pour le FEDER Saint-Martin)
Suite à ce dépôt, vous recevez un accusé de dépôt. Document important car il indique la date à partir de laquelle vous êtes autorisé à effectuer les dépenses nécessaires à la réalisation de votre projet. Des dépenses susceptibles d’être remboursées par la subvention.
Attention : cet accusé (ou récépissé) de dépôt ne constitue pas une réponse à la demande de subvention ! Il permet juste de prouver la date de dépôt du dossier.
Ce document prenant la forme d’un courrier, est délivré très rapidement après le dépôt (le jour même, ou la semaine suivant le dépôt). En cas de non-réception il ne faut pas hésiter à le réclamer.
2. INSTRUCTION
L’instruction consiste à vérifier que les aspects techniques et financiers du projet respectent les règles européennes et nationales ; elle ne débute véritablement qu’une fois le dossier considéré comme complet par le service instructeur. Voilà pourquoi il est important de se faire accompagner dans le montage de ce dossier : plus le dossier est complet à son dépôt, plus son instruction démarre vite !
L’instruction est potentiellement la phase la plus longue, car elle dépend de certaines variables sur lesquelles le porteur de projet peut influer. Parmi ces variables :
- La période durant laquelle le dossier est déposé. Par exemple, Juillet-Août c’est le temps des congés. Le temps de traitement d’un dossier déposé à cette période pourrait être plus long. En effet, les services instructeurs ne fonctionnent pas à 100% de leurs effectifs.
- La réactivité du porteur de projet à rapporter les pièces ou informations complémentaires requises par le service instructeur ; l’accompagnement du Cabinet INWEST aura ici toute son importance.
- L’état des stocks de dossiers déjà déposés. Si la thématique « Investissements dans les infrastructures numériques » est très sollicitée, il faudra vous attendre à ce que le traitement de votre dossier qui s’inscrit dans la même thématique, soit relativement plus long. L’expertise et les échanges réguliers du Cabinet INWEST, avec les services instructeurs, peuvent vous permettre d’accéder à cette information.
3. COMITOLOGIE
Après l’instruction par le service instructeur, votre dossier est présenté aux différents « Comités » :
- Le Pré-comité, qui se réunit une fois par mois. Il s’agit du Comité qui se prononce sur l’éligibilité technique et financière du projet. Il se prononce en rendant un avis (favorable, défavorable, ajourné).
- Le Comité régional unique de programmation (CRUP). Ce comité réunit toutes les autorités locales gestionnaires de fonds européen (Région, Département, Etat). Il se réunit tous les mois (dernier vendredi en général). C’est ce Comité qui prend la décision d’attribution (ou non) de la subvention, en rendant une décision (favorable, défavorable, ajourné).
4. SIGNATURE DE LA CONVENTION ET MISE EN OEUVRE DU PROJET
A la suite de la décision du CRUP, la décision vous est transmise (par courrier ou mise à disposition sur le portail en ligne dédié). Vous êtes invité alors à signer la convention d’attribution de la subvention qui prévoit les différentes obligations du bénéficiaire de la subvention.
Cette convention signée, donne le droit à recevoir une avance de la subvention accordée.
5. JUSTIFICATION DES DEPENSES
La subvention européenne est versée en remboursement des dépenses justifiées par le bénéficiaire.
Les règles européennes imposent que, sous réserve de disponibilité de fonds, le bénéficiaire reçoive le montant total des dépenses éligibles dans son intégralité au plus tard 90 jours à compter de la date de présentation de sa demande de paiement (Article 132 du Règlement UE N° 1303/2013 du 17/12/2013).
Les délais observés durant cette étape dépendent ainsi :
- Du rythme d’avancement de mise en œuvre du projet (et de ses dépenses). Là réside encore la nécessité d’une bonne structuration du projet et d’un bon montage du dossier !
- Un calendrier réaliste et respecté = des dépenses présentées au plus tôt = des demandes de remboursement rapides. Pour rappel : pas de dépense, pas de subvention !
- Du traitement de ces dépenses par le Service instructeur.
Ainsi, les autorités de gestion des fonds annoncent un délai moyen de 4 à 6 mois (pour la Guadeloupe continentale) et de 3 mois (pour Saint-Martin) entre le dépôt du dossier et la signature de la convention de financement européen. Des délais qui, comme exposé ici, peuvent soit être allongés, ou raccourcis selon la cohérence du projet, et la qualité du dossier.
En clair, l’intérêt de l’accompagnement INWEST réside dans :
- L’assistance dans la structuration juridique de votre projet,
- Le suivi administratif de votre dossier, ce qui vous permet de vous concentrer sur la mise en œuvre opérationnelle de votre projet,
- La bonne connaissance de l’environnement institutionnel des FESI en Guadeloupe (grâce aux contacts établis et entretenus par le Cabinet avec les différents services instructeurs),
- L’appui d’un réseau de professionnels du droit et du chiffre, répartis dans les Antilles et la Guyane (grâce à la participation d’INWEST aux Réseaux Legalians et G19).
